Un disco duro dañado, un apagón en mal momento, un robo o un virus que cifra los archivos: cualquiera de estas situaciones puede borrar años de facturas, clientes e inventario en un instante. En nuestro trabajo de soporte vemos el mismo patrón una y otra vez: la empresa "tenía backup", pero era una copia de hace meses, estaba en el mismo disco o nadie sabía restaurarla. Esta guía explica cómo hacerlo bien con la regla 3-2-1, un método sencillo que usan desde pequeñas oficinas hasta grandes centros de datos.
La regla 3-2-1 en una línea
3 copias de tus datos, en 2 medios o dispositivos distintos, con 1 copia fuera de la oficina.
- 3 copias: los datos originales más dos respaldos. Si una copia falla, queda otra.
- 2 medios distintos: por ejemplo, un disco externo y un servicio en la nube. Así un mismo problema no destruye ambas.
- 1 copia fuera: un incendio, una inundación o un robo afectan todo lo que está en el mismo local.
Hoy muchos especialistas añaden una condición más: que al menos una copia esté desconectada o sea inmutable (no se pueda modificar), porque los virus de tipo ransomware buscan y cifran también los discos conectados.
¿Qué debes respaldar?
Haz un inventario rápido. En una PYME típica, lo esencial es:
| Dato | Dónde suele estar | Prioridad |
|---|---|---|
| Base de datos del sistema de facturación o ERP | Servidor o PC principal (SQL Server, MySQL, etc.) | Crítica |
| Documentos contables y fiscales | Carpeta del contador, correo | Crítica |
| Contratos, cotizaciones, plantillas | Carpetas compartidas | Alta |
| Correo electrónico | Proveedor de correo | Alta |
| Fotos de productos, diseño, sitio web | Diseñador, hosting | Media |
Ojo con la base de datos: copiar la carpeta del programa mientras está en uso puede producir una copia dañada. Los motores de bases de datos tienen su propia herramienta de respaldo; pide a tu proveedor de software que la configure de forma programada.
¿Cada cuánto respaldar?
Hazte una pregunta: ¿cuántas horas de trabajo puedo permitirme perder? Si la respuesta es "un día", necesitas copias diarias. Si facturas cientos de documentos al día, quizá necesites copias cada pocas horas. Un esquema práctico para una PYME:
- Base de datos: copia automática diaria al cierre (o varias al día si el volumen es alto).
- Documentos: sincronización continua con la nube más una copia semanal a disco externo.
- Copia completa del servidor o PC principal: semanal o mensual.
Guarda varias versiones (por ejemplo, las de los últimos 30 días). Si un archivo se dañó hace una semana y solo guardas la copia de anoche, la copia también estará dañada.
Un esquema 3-2-1 real y económico
- Copia 1 (original): el servidor o la PC donde corre el sistema.
- Copia 2 (local): un disco externo o NAS que recibe el respaldo automático cada noche. Es rápida de restaurar.
- Copia 3 (externa): un servicio de almacenamiento en la nube con versionado, o un segundo disco que el dueño se lleva a su casa cada viernes y rota con otro.
Con discos rotativos, siempre hay uno fuera de la oficina y desconectado, lo que protege tanto contra robos como contra ransomware.
Una copia que no se ha probado no es una copia
Este es el paso que casi todos omiten. Una vez al mes, elige un archivo o una copia de la base de datos y restáurala en otra ubicación para comprobar que abre y está completa. Una vez al año, simula el peor caso: ¿cuánto tardarías en tener la facturación funcionando en otra computadora? Anota el procedimiento paso a paso.
- El disco de respaldo está siempre conectado y el ransomware lo cifra junto con todo lo demás.
- La copia automática dejó de funcionar hace meses y nadie revisaba los avisos.
- Solo se respalda la carpeta "Documentos", pero la base de datos está en otra ruta.
- La única persona que sabe restaurar ya no trabaja en la empresa.
- Se confunde sincronización con respaldo: si borras un archivo sincronizado, también se borra en la nube (a menos que haya versionado o papelera).
Checklist mensual de 10 minutos
- Verifiqué que la última copia automática terminó correctamente.
- Restauré un archivo o una base de datos de prueba.
- El disco o la copia externa está actualizada y fuera de la oficina.
- Hay espacio suficiente en los destinos de respaldo.
- El procedimiento de restauración está escrito y al menos dos personas lo conocen.
Conclusión
Las copias de seguridad son un seguro barato frente a un problema muy caro. No necesitas equipos sofisticados: un disco externo, un servicio en la nube y la disciplina de probar las copias cubren la mayoría de los riesgos de una PYME. Si usas un sistema de gestión, pide a tu proveedor que el respaldo de la base de datos sea automático y que te enseñe a restaurarlo. Complementa estas medidas con nuestra lista de ciberseguridad para PYMEs.
Revisamos este artículo periódicamente. Si encuentras un dato desactualizado o tienes una pregunta, escríbenos a info@softecard.com.